دستیار هوشمند سازمانی پارک علم و فناوری مازندران

دستیار هوشمند سازمانی پارک علم و فناوری مازندران برای پاسخ‌گویی به پرسش‌های کارکنان و مراجعان از میان اسناد رسمی سازمان توسعه داده شده است. کاربر پرسش خود را مطرح می‌کند و پاسخ را همراه با سند و محل استناد دریافت می‌کند. پردازش اطلاعات در زیرساخت خود سازمان انجام می‌شود و دسترسی به منابع، تابع نقش کاربر و دپارتمان اوست.

دسترسی به دانشی که میان اسناد پراکنده است

آیین‌نامه‌ها، بخشنامه‌ها، فرم‌ها و دستورالعمل‌ها معمولاً در فایل‌های متعدد نگهداری می‌شوند. پیدا کردن پاسخ در میان این منابع زمان می‌برد و گاهی به حضور یک کارشناس باتجربه وابسته است. این دستیار، اسناد تأییدشده سازمان را به پایگاه دانشی قابل جست‌وجو تبدیل می‌کند تا اطلاعات مستند در دسترس کاربران مجاز قرار بگیرد.

پاسخ همراه با منبع

سامانه با استفاده از مدل‌های زبانی و معماری بازیابی و تولید پاسخ (RAG)، بخش‌های مرتبط با پرسش را از منابع سازمان بازیابی می‌کند. کاربر در کنار پاسخ، نام سند و صفحه یا بخش مرتبط را می‌بیند و می‌تواند به متن اصلی مراجعه کند. پیشنهاد پرسش‌های مرتبط و معرفی واحد یا کارشناس مسئول نیز به ادامه مسیر پیگیری کمک می‌کند.

کنترل دسترسی در سطح اسناد

هنگام افزودن هر سند، سطح دسترسی آن مشخص می‌شود:

• منابع عمومی برای کاربران بیرونی و مراجعان.
• منابع داخلی برای کارکنان سازمان.
• منابع دپارتمانی برای اعضای واحد مربوطه.

مدیر سامانه از پنل مدیریت، اسناد، کاربران، نقش‌ها و دپارتمان‌ها را تنظیم می‌کند. با به‌روزرسانی منابع، محتوای در دسترس دستیار نیز متناسب با تغییرات سازمان مدیریت می‌شود.

ابزارهای روزمره کارکنان و تحلیل پرسش‌ها

کارکنان می‌توانند متن اسناد اسکن‌شده و تصاویر را با ابزار تبدیل تصویر به متن استخراج کنند. دستیار موقت نیز برای تنظیم و اصلاح مکاتبات در نظر گرفته شده و اطلاعات این بخش به‌صورت دائمی ذخیره نمی‌شوند. این ابزارها در همان زیرساخت داخلی سازمان کار می‌کنند.

تحلیل موضوع پرسش‌ها، واحدهای مرتبط و موارد پرتکرار، به مدیران کمک می‌کند ابهام‌های مستندات و نیازهای اطلاعاتی کاربران را شناسایی کنند. به این ترتیب، سوابق پرسش‌ها می‌توانند مبنایی برای اصلاح دستورالعمل‌ها و فرایندهای پاسخ‌گویی باشند.

توسعه توسط داپا

بک‌اند سامانه با NestJS، رابط کاربری با React و سرویس‌های هوش مصنوعی با Python توسعه یافته‌اند. تیم داپا، پاسخ‌گویی مبتنی بر اسناد، مدیریت دسترسی و ابزارهای کارکنان را در یک سامانه سازمانی پیاده‌سازی کرده است.